Registro de reservas en agencias: cómo hacerlo, paso a paso

Por Borja Cameselle

Es una de las cuestiones más polémicas de 2023 en la gestión diaria de las agencias de viajes y, tal y como reconoce la Confederacion Española de Agencias de Viajes (CEAV), una “de las mayores preocupaciones que tiene ahora mismo la pequeña, mediana y gran agencia: el registro de reservas y posterior volcado de la información al Ministerio del Interior.

Es el famoso Real Decreto 933/202, por el que se obliga a agencias de viajes, hoteles y otros similares a pasar la información de los clientes de estas empresas al Ministerio del Interior por motivos de seguridad. Desde el Gobierno se confirmó ya que este proceso aún no es obligatorio y que prorrogarán la obligatoriedad de este registro hasta, como mínimo, enero de 2024.

Pero, ¿cuál es el proceso, paso a paso, que deben seguir las agencias de viajes y otros profesionales turísticos para cumplir con este decreto? Te lo contamos, paso a paso:

Metodo de identificacion durante el proceso de registro de reservas de AAVV.png

Método de identificación durante el proceso de registro de reservas de AAVV

Min. Interior

Lo primero de todo, es leer detenidamente los motivos y razones que esgrime Interior para establecer este registro. Se puede consultar en este mismo enlace:

El primer paso a seguir es entrar en la web de registro gubernamental mediante la plataforma habilitada. En este enlace podrás hacerlo directamente, eso sí, podría tener problemas de operatividad, ya que aún no está del todo pulido, como afirman diversos agentes del sector que ya comenzaron a registrar a parte de sus clientes. Y si aparece un mensaje de “conexión insegura”, lo que se debe hacer es aceptar y continuar, ya que la seguridad del proceso está garantizada, según explican desde Interior.

Una vez dentro de la plataforma, será necesario identificarse mediante sistema cl@ve y validar la firma de la solicitud con esos mismos métodos de validez (cl@ve firma o autofirma, con certificado electrónico). Si no se tiene ninguno de estos sistemas de identificación, recomendamos acudir a este enlace para escoger el método que mejor se amolde a las necesidades del agente de viajes.

Acceso al Sistema de Hospedajes del Ministerio del Interior.png

Acceso al Sistema de Hospedajes del Ministerio del Interior

Min. Interior

Una vez entramos en la web tras habernos registrado, accederemos al formulario pulsando en la casilla “Envío de comunicaciones por servicio web”. Tras seguir estos pasos, la plataforma debería ofrecernos un código de arrendador, que suele ser el propietario del establecimiento, otro código que identificará al establecimiento y un usuario único con una contraseña para acceder a la aplicación de cada PMS (el software de cada agencia).

Será este software quien podría pedir información adicional para el volcado de datos del viajero. Una vez estemos dentro, el sistema solicitará los siguientes datos de los viajero s: nombre, apellidos, sexo, número de documento de identidad o pasaporte, número de soporte del documento, tipo de documento, la nacionalidad, fecha de nacimiento, lugar de residencia habitual, dirección completa, código postal, localidad, país de origen, teléfono fijo, teléfono móvil, correo electrónico, número de viajeros y la relación de parentesco entre los pasajeros que contraten el servicio.

Últimos pasos: datos comerciales y de pago

Después de completar estos datos, el sistema pedirá los datos de transacción comercial: los datos del contrato, incluyendo número de referencia con fechas y firmas de todas las partes, la fecha y hora de entrada y salida, así como los datos del alojamiento en el que se vayan a quedar.

Por último, el paso final pedirá completar los datos de pago: selección del tipo de pago, el tipo de tarjeta y número, el IBAN de la cuenta bancaria, etc, así como quién realizó el pago de los que reservaron un servicio, los datos de seguridad de la tarjeta con la que se pagó el servicio y cuando se realizó el pago (fecha completa).

Cabe destacar que esta comunicación con Interior será obligatoria a partir de enero y deberá producirse inmediatamente después de haber realizado la reserva de un cliente. De hecho, el Gobierno matiza en su decreto que no deberán pasar de 24 horas para realizar el registro desde la realización de la reserva. Además, esa reserva deberá ser guardada por parte de la agencia durante los próximos tres años desde que se termine la contratación del servicio en cuestión.